แสดงความเป็นมิตร/ยิ้มแย้มแจ่มใส แนะนำตนเอง แลกเปลี่ยนความคิดเห็น พูดด้วยสำนวนภาษาที่เข้าใจง่าย

ไม่ให้ผู้ติดต่อรอนาน รับผิดชอบในการฟังด้วยความตั้งใจ มีรายละเอียดขององค์กรให้ผู้โทรมาติดต่อ กล่าวยกย่องผู้โทรมาติดต่ออย่างมีศิลปะ

ไม่มีมารยาทในการเขียนจดหมาย ไม่มีมนุษยสัมพันธ์ อารมณ์หงุดหงิดในขณะเรียน ไม่มีความรู้ในเรื่องการเขียน

พูดติเตียนเป็นการพูดด้วยอกุศลจิต พูดวิพากษ์วิจารณ์คือการพูดด้วยกุศลจิต พูดติเตียนมักใช้คำส่อเสียด หยาบคาย พูดวิพากษ์วิจารณ์จะไม่ใช้คำดังกล่าว พูดติเตียนมักพูดเฉพาะด้านลบ พูดวิพากษ์วิจารณ์พูดอย่างรอบด้าน ถูกทุกข้อ

ขัดจังหวะและขอเวลาพูดบ้าง หลีกเลี่ยงที่จะฟังอย่างแนบเนียน หาจังหวะและวิธีบอกที่ละมุนละม่อม ก้มหน้าหรือเบือนหน้าหนีเพื่อให้เขารู้ตัว

ความถูกต้องในการใช้ภาษา ความเหมาะสมที่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจ พูดด้วยน้ำเสียงที่ก่อให้เกิดอรรถรสในการฟัง ถูกทุกข้อ

บรรยาย พรรณนา เทศนา อุปมา

เพราะหวังผลสำเร็จในการติดต่องาน เพราะจดหมายเป็นตัวแทนของบุคคลที่ไม่เคยรู้จักกัน เพราะจดหมายแสดงถึงการศึกษาของผู้เรียนว่ามีมากน้อยเพียงใด เพราะจดหมายแสดงถึงนิสัยใจคอและความคิดของผู้เขียนตลอดจนความรู้สึกที่มีต่อผู้รับ

เพื่อให้ผู้ฟัง คล้อยตามเกิดการกระทำหรือเกิดปฏิกิริยาต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เพื่อให้ผู้ฟัง เห็นว่าผู้พูดมีจุดมุ่งหมายที่น่าสนใจชวนติดตาม เพื่อให้ผู้ฟัง รู้สึกถึงการใช้คำสั่งและอำนาจของผู้พูดได้อย่างนุ่มนวล เพื่อให้ผู้ฟัง เกิดความประทับใจในวิธีการและเนื้อหาการพูด

เป็นการสื่อสารด้วยเสียง เป็นการสื่อสารด้วยอักษร เป็นการสื่อสารด้วยเสียงและภาพ เป็นการสื่อสารด้วยอักษรและเสียง